BIT-Spezial Bürowelt im Wandel

Traditionelle Arbeitsformen aufbrechen

Siegeszug der digitalen Revolution

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer von Project Consult: "Viele Unternehmen stecken noch in einer bürokratischen Aufbauorganisation und sind weit entfernt vom Prozessgedanken."
Die zentrale Determinante des Wandels ist die digitale Revolution. Geschäftliche Transaktionen erfolgen immer mehr auf elektronischem Wege. Die Stichworte für diese Entwicklung lauten Collaborative-Commerce und Supply-Chain-Management – die vernetzte Zusammenarbeit zwischen Unternehmen deren Partnern, Zulieferern und Kunden, bei der Realisierung von Produkten und Dienstleistungen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg – inklusive Geschäftsabschlüssen mittels elektronischer Signatur.

Geschäftstätigkeit basiert auf Dokumenten und Dokumente entstehen immer mehr in elektronischer Form. Viele Dokumente haben kein Papierequivalent mehr, sie leben nur noch in einer elektronischen Version. Kein Unternehmen kann heute mehr auf den Einsatz von Software in allen Geschäftsbereichen verzichten und die Zeiten der abgeschotteten Insellösungen sind vorbei. Der Wandel der Geschäftstätigkeit manifestiert sich in der Öffnung des Informationsaustausches und der elektronischen Kooperation, dem neuen Schlagwort Collaborative-Commerce.

Unternehmen müssen zukünftig drei Aspekte besonders beachten: unternehmensinterne Fitness, Kooperation und die Betreuung des Kunden. Bei der internen Fitness gilt es alle Ressourcen des Unternehmens personenunabhängig zu erschließen und allen Mitarbeitern situationsbezogen zugänglich zu machen. Nur so kann ein Unternehmen im Wettbewerb und angesichts der immer schnelleren Dynamik der Märkte überleben. Kooperation bezieht alle Unternehmensteile übergreifend ein. Sie ermöglicht auch neue Dienstleistungen und Produkte. Die Kooperation schließt zunehmend externe Partner ein, vom Sublieferanten bis zu externen Vertriebskanälen. Das Wissen über Kunden wird immer wichtiger und stellt eine wesentliche Komponente des Costumer-Relationsship-Management dar. Die Gewinnung und Betreuung von Kunden wird zunehmend in Service-Center verlagert, die ohne elektronische Dokumente und ohne Wissen über den Kunden nicht effektiv arbeiten können.

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der Project Consult Unternehmensberatung GmbH, eine der führenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften für Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Büroautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland. Er entwickelte das Systemdesign für mehrere Dokumenten-Management-Produkte, berät zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhäuser bei der Planung, Organsiation und Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehören namhafte deutsche und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen
des Dokumenten-Management-Umfeldes. Er ist außerdem
einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image Management International. Als Mitglied
des Executive Committee und Vice Chair des Board of Directors der AIIM gilt er als eine der führenden Persönlichkeiten der Branche in Europa. (www.project-consult.com)

Immer mehr Geschäftsprozesse werden inzwischen elektronisch unterstützt. Dabei ist es unerheblich ob die Prozesse durch ein separates Workflow-Tool abgebildet werden, Bestandteil der kaufmännischen Software wie z.B. einem ERP-System sind oder im Rahmen einer Web-basierten Portal-Lösung integriert werden. Herkömmliche papierbasierte Prozesse mit langen Laufzeiten gefährden die Überlebensfähigkeit der Unternehmen. Eine wesentliche Aufgabe kommt daher dem Process-Design bei der Einführung neuer Informationstechnologie zu. Der Trend geht dabei vom herkömmlichen Business-Process-Reengineering weg, völlig neue Prozesse werden aufgesetzt, um die neuen Formen der Geschäftstätigkeit effektiv zu unterstützen. Leitsatz muss aber sein „Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik“.

Sollen Geschäftsprozesse optimiert werden, muss zunächst die Geschäftstätigkeit generell untersucht werden, ob sie dem Prozessgedanken zuträglich ist. Es wird viel von E-Process geredet, viele Unternehmen stecken jedoch noch in einer bürokratischen Aufbauorganisation und sind weit entfernt vom Prozessgedanken. Zum zweiten muss ein Unternehmen strategische Entscheidungen treffen – will man seine Prozesse vollständig an eine vordefinierte technische Umgebung wie z.B. einem Standard-ERP-Paket anpassen, oder will man aufwändige Programmierarbeiten in Kauf nehmen, um individuelle Prozesse nachzubilden. Drittens muss man sich darüber klar werden, welche Rolle der Mensch als Informations- und Kommunikationsträger im Geschäftsgang spielt. Man kann und sollte nicht versuchen, alles durch Elektronik zu ersetzen. Hier wird die Euphorie bald verblassen und das Pendel zurückschlagen. Der Mensch, sein Wissen und seine soziale Kompetenz sind immer noch eine der wichtigsten Ressourcen einer erfolgreichen Geschäftstätigkeit.

Herkömmliche Arbeitsformen werden aufgebrochen, hierzu gehören nicht nur Telearbeit oder das Notebook des Vertriebsmitarbeiters für unterwegs. Auch in herkömmlichen Büros verändern sich die Arbeitsweisen. Der Trend geht zu Teamarbeit und mehr Verantwortung für die Mitarbeiter. Nur so lässt sich angesichts der zunehmenden Technisierung des Arbeitsplatzes noch genügend Identifikation mit dem Unternehmen und einer Unternehmenskultur erzeugen. Vollautomatisierte Ablaufsteuerungen mit hochgradiger Arbeitsteilung spielen jedoch dabei keine sehr große Rolle mehr. Die Pflege solcher Systeme ist sehr aufwändig und die Akzeptanz eher gering. Kooperative, Groupware-, E-Mail- oder Ad-hoc-Workflow-Ansätze spielen hier einen wichtigeren Ansatz. Durch effiziente Softwareunterstützung lässt sich das Potenzial der Mitarbeiter außerdem wesentlich besser nutzen. Mitarbeiter können unterschiedliche Rollen einnehmen – z.B. morgens Arbeit in der Sachbearbeitung, mittags im Call-Center und nachmittags in einer Projektgrupe zur Qualitätsverbesserung der Arbeit. Dies erfordert jedoch die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter und eine Abkehr von liebgewordenen, traditionellen Aufbau- und Arbeitsorganisationen.

Heute muss jeder Mitarbeiter in der Lage sein, mit elektronischen Mitteln seine Arbeit zu erledigen. Arbeitete man noch vor drei, vier Jahren nur wenige Stunden am PC, so ist durch die neuen Technologien wie Dokumenten-Management, ERP, Workflow, CRM, Knowledge-Management, SCM, Groupware und E-Mail der Anteil der Bildschirmarbeit erheblich gestiegen. Es müssen neue Formen der Kommunikation gefördert werden, damit die Mitarbeiter nicht hinter ihrem Bildschirm vereinsamen. Der psychologische Druck besonders auf diejenigen Mitarbeiter, die bisher nicht mit elektronischer Unterstützung gearbeitet haben, wird immer größer. Dies ist übrigens im Mittel-Management und auf der Geschäftsführungsetage besonders auffällig – man spricht zwar von neuen Technologien, will sich aber selbst nicht an den Bildschirm setzen. Dies führt jedoch dazu, dass sich die Entscheider hierdurch vom Informationsfluss selbst abkoppeln. Geschäftsführer und Management dürfen also nicht nur halbherzig neue Technologien einführen, sie müssen sie aktiv promoten und selbst mit gutem Beispiel vorangehen.

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