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COI GmbH: Geschäftsprozesse mit COI-BusinessFlow
Maßgeschneidert von der Stange

Bei den zahlreichen Vorteilen, die ECM bietet, wird ein ganz wesentlicher Nutzen häufig nicht genannt: die Unterstützung von Geschäftsprozessen. Ob im Personalbereich, in der Kundenbetreuung, bei Verträgen, Angeboten, Bestellungen, Rechnungen oder Projekten – in allen Unternehmensbereichen können ECM-Systeme ganz entscheidend zur Verbesserung von Prozessen beitragen. Voraussetzung ist jedoch eine hohe Integrationsfähigkeit des ECM-Systems sowie eine komfortable Anpassung an die spezifische Prozessanforderung. Wie ECM und Business-Process-Management optimal zusammenwirken zeigt COI mit seiner ECM-Plattform COI-BusinessFlow.

Abb.: imabase, Fotolia

Wie können Unternehmen ihre Abläufe – sei es in der Produktion, im Backoffice oder im Service – so verändern, dass sie kostengünstiger arbeiten, dass sie ihre Produkte schneller auf den Markt bringen, dass sie flexibler auf Kundenanfragen reagieren, dass sie einen besseren Service erbringen und dass sie neue Service-Angebote kreieren können? Hier können ECM-Systeme einen wesentlichen Beitrag leisten – in den Fachabteilungen, im Vertrieb und Kunden-Service, im Marketing, im Rechnungswesen, in Entwicklung und Produktion.

Am Beispiel des ECM-Systems COI-Business-Flow wird deutlich, wie eng die elektronische Dokumentenorganisation mit den Geschäftsprozessen verbunden werden kann. COI-BusinessFlow unterstützt die bestehenden Organisationsabläufe und übernimmt die Kontrolle sämtlicher Dokumente, ohne dass sich der Benutzer dabei mit den technischen Formaten oder den physischen Ablageorten der Informationen befassen muss. Zugriffe auf Dokumentenbestände verschiedener Bereiche, Abteilungen, Gruppen oder bereichsübergreifende Zuordnungen werden problemlos möglich.

Der gesamte Dokumentenbestand ist somit für alle berechtigten Benutzer in Sekunden verfügbar. Es gibt keine „vergriffenen“ oder falsch abgelegten Dokumente. Einmal richtig erfasste Dokumente sind stets korrekt abgelegt, da keine Dokumente entnommen werden können. Lediglich Reproduktionen können ausgedruckt oder angezeigt werden. Die Daten liegen immer redundanzfrei im zentralen ECM-System.

COI-Systeme bringen bereits Standardisierung für eine logische, unternehmensspezifische Ablagehierarchie mit einheitlicher, bereichsübergreifender Struktur mit. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann auf jedes freigegebene Dokument zugreifen. Dabei kann nach dem Ablagedatum (welches automatisch generiert wird), nach jedem der vergebenen Indexbegriffe sowie im Volltext nach beliebigen Wörtern oder Zahlen aus dem Text der Dokumente recherchiert werden.

Kürzere Zugriffszeiten auf Originaldokumente mit Historie tragen zu einer Verbesserung der Auskunftsfähigkeit gegenüber anderen Abteilungen und Kunden bei. Einem anrufenden Kunden kann beispielsweise schnell und unbürokratisch über den Fortschritt seines Auftrags Auskunft erteilt werden. Mitarbeiter und Kunden werden durch zeitaufwendige telefonische oder schriftliche Rückfragen nicht unnötig lange aufgehalten und können sich auf den Wertschöpfungsprozess konzentrieren. Zufriedene Kunden wiederum stärken die Wettbewerbsposition. Zusätzlich werden die Durchlauf- und Reaktionszeiten verkürzt, die Arbeitsproduktivität und Geschäftsprozesse werden verbessert und gleichzeitig erhöht sich die Kundenzufriedenheit. Darüber hinaus lassen sich organisatorische Anpassungen und veränderte Rahmenbedingungen schneller realisieren.

Standards maßgeschneidert

Die heutige IT-Landschaft ist durch vielfältige Insellösungen hinsichtlich der Systeme und Software-Produkte gekennzeichnet, die nicht oder nur ungenügend integriert sind. Eine der wesentlichen Herausforderungen der unmittelbaren Zukunft liegt in der Verbesserung der internen und externen Integration dieser Systeme, um die Redundanzen, Fehleranfälligkeit, Doppelpflege etc. zu reduzieren. Mittels der ECM-Komponenten der COI-Produktlinie wird eine zentralisierte Daten-, Anwendungs- und Prozessintegration zwischen unterschiedlichen heterogenen IT-Systemen realisiert, was dazu führt, dass diese als ein System geschäftsprozessorientiert, automatisiert und unternehmensübergreifend arbeiten.

Eine perfekte Integration von COI-BusinessFlow in die bestehende Anwendungsumgebung des Kunden ist durch die Flexibilität des Produktes stets gegeben. Die offene Architektur ermöglicht eine Implementierung in unterschiedlichste Umgebungen. Durch diese Unabhängigkeit kann COI-BusinessFlow als Informationsplattform das Wissen eines Unternehmens verwalten und alle Dokumente, Daten sowie Metainformationen schnell und transparent zur Verfügung stellen.

Die COI-BusinessFlow Architektur ist modular aufgebaut, daher sind die Server-Prozesse in ihrer Leistungsfähigkeit beliebig skalierbar und für alle Unternehmensgrößen geeignet. Der Umfang von COI-BusinessFlow kann kundenindividuell gestaltet werden, vom Einzelarbeitsplatz über unternehmensweite Netzwerke bis hin zur Integration verschiedener Standorte (so genannte verteilte Standorte). Die Administration kann von einem beliebigen Client aus erfolgen. Das heißt, der Kunde nutzt den Standard und kann im Bedarfsfall maßgeschneidert individualisieren, je nach Anforderung.

Konfektionierte Workflows

COI bietet eine Reihe konfektionierter Abläufe an, die als Standardlösung einsetzbar sind und bei Bedarf individuell angepasst werden können. Im Fokus stehen dabei sowohl kaufmännische und technische Prozesse mit der Unterstützung unterschiedlichster Unternehmensabläufe, wie Vertrags-, Personal-, Kunden- und Lieferantenverwaltung, als auch die übergreifende Prozessunterstützung, z. B. Organisation papiergebundener und digitaler Unternehmenskorrespondenz. Ergänzend werden branchenspezifische Prozesse im Bereich Healthcare und im speziellen in der Arzneimittelzulassung sowie der Betrieb und die Wartung von Anlagen durch den Einsatz von COI-BusinessFlow optimiert.

Über besondere Kompetenz verfügt das Unternehmen, das bereits seit 20 Jahren Lösungen zur elektronischen Dokumentenorganisation anbietet, in den Branchen Industrie, Maschinen- und Anlagenbau, Energie, Healthcare, technische Dienstleister und Service-Provider, Pharma, Life Science, Banken, Handel und Hochschulen.

Spezialisierte Lösungen wie beispielsweise im Posteingang, bei der Normenverwaltung oder der Anlagendokumentation zeigen die Fachkompetenz.
(www.coi.de)

COI-Modulbaukasten
Als Erweiterungen zum Basisprodukt COI-BusinessFlow bietet COI einen umfangreichen Modul-Baukasten an:

• Übernahme von Massendaten – COI-COLD,
• Volltextindizierung und -recherche,
• Archivanbindung an bestehende SAP-Systeme – COI ArchiveLink,
• von SAP unabhängige Dokumentenbetrachtung – COI ArchiveLink (plus),
• intelligente Dokumentenanalyse und Inhaltsextraktion – COI-IntelliDoc,
• Integration von CAD-Anwendungen – COI-CAD-Manager,
• Betrieb der Anwendung an verteilten Standorten – COI-Distributed Doc,
• Collaboration-Integration, z. B. in MS Share-Point,
• Korrespondenz-Management – COI-Groupware-Archivierung.

Dadurch lassen sich aus Basisprodukt und Komponenten Lösungen erarbeiten, welche die Anforderungen des Kunden optimal widerspiegeln. Kundenindividuell finden sich vielfältige Variationen, von der Anbindung an Scanner aller Kategorien zur Digitalisierung von Dokumenten bis hin zur Integration der digitalen Signatur zur hochsicheren Verwaltung unternehmenskritischer Dokumentenbestände wie Personalakten.

Kontakt:
COI Consulting für Office und
Information Management GmbH
Erlanger Str. 62
91074 Herzogenaurach

Telefon: +49 (0) 9132 7383 0
E-Mail: info@coi.de
Internet: www.coi.de

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