BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse parRubrik =

Interview: COI macht ECM zukunftssicher
Nahtlose Integration

Bei der Bewertung von ECM-Systemen kommt es weniger auf die Funktionsvielfalt, sondern vielmehr auf die Integrationsfähigkeit an. Die Möglichkeit, ein ECM-System einfach und schnell in bestehende oder zukünftige Anwendungen integrieren zu können, ist Voraussetzung für direkte Prozessunterstützung sowie den Zugriff auf unterschiedliche Daten- und Dokumentenquellen. Eine hohe Integrationsfähigkeit macht das ECM-System außerdem fit für den Einsatz in serviceorientierten Architekturen, aber auch für webbasierte Anwendungen, wie z. B. Software as a Service (SaaS). Über die Anforderungen an ein zukunftsfähiges ECM sprach BIT mit Guido Becker, Geschäftsführer der COI GmbH.

Guido Becker, Geschäftsführer der COI GmbH: „Jegliche COI-Weiterentwicklung stellt die Anforderungen unserer Kunden und Interessenten in den Fokus. Die Unterstützung und Optimierung bestehender Unternehmensprozesse durch den Einsatz der COI-Technologien hat höchste Priorität.“

Herr Becker, man hat den Eindruck, ECM-Systeme unterscheiden sich kaum noch wesentlich in der funktionalen Ausstattung. Woran können sich Kunden heute bei der Auswahl eines Systems orientieren?

Guido Becker: Die Angebote der ECM-Hersteller sind für die Interessenten auf den ersten Blick relativ gleich. Daher ist es besonders wichtig, die Anbieter auf das vorhandene Prozess Know-how zu prüfen, denn in der späteren Umsetzung und Integration liegen genau hier die maßgeblichen Realisierungs- und Projektkosten. Je passender das Prozessverständnis des Anbieters ist, desto einfacher wird sich die ECM-Einführung gestalten.

Welche relevanten Fragen sollten bei der Wahl des ECM-Anbieters noch geklärt werden?

Becker: Ein wichtiges Kriterium ist die Flexibilität und Unabhängigkeit des Herstellers. Zu klärende Fragen sind: Wie offen können kundenspezifische Anforderungen aufgenommen und zeitnah realisiert werden? Besteht die Möglichkeit, als Kunde direkt auf die Weiterentwicklungen Einfluss zu nehmen? Wie lange ist der Anbieter im ECM-Markt tätig? Ist der Anbieter eigentümer- oder fremdfinanziert? Im Vordergrund stehen aber vor allem die Produktmerkmale der ECM-Plattform, die sich in der Zuverlässigkeit, Stabilität, Ausbau- und Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und der Benutzerfreundlichkeit darstellen.

Was zeichnet z. B. eine hohe Integrationsfähigkeit des Systems bei COI aus?

Becker: Es stehen zwei Betrachtungsweisen im Vordergrund: welche Schnittstellen müssen wir anbieten und in welcher Tiefe benötigen unsere Produkte Integrationen in andere Systeme, wie z. B. die Integration in CAD-Umgebungen, MS SharePoint oder ERP-Umgebungen. Je tiefer die Integration angeboten werden kann, desto höher ist die Benutzerakzeptanz. Dadurch erhöhen sich die nutzbaren Potenziale bei der ECM-Einführung. Integrationsfähigkeit bedeutet für uns, Standardprozesse zu individualisieren.

Problematisch ist jedoch, dass Dokumente, Daten und Dateien unternehmensweit in verschiedenen voneinander abgeschotteten Silos
liegen. Wie wollen Sie dieses Problem lösen?

Becker: COI verfolgt seit vielen Jahren das Ziel des „Information Backbone“. Damit ist eine Informationsschicht gemeint, die unternehmensweit auf der Basis von COI-BusinessFlow eingesetzt und aus unterschiedlichsten Umgebungen heraus genutzt werden kann. Voll automatisierte Import- und Exportmechanismen nehmen den Anwendern händische Datentransferprozesse ab und bereiten den Weg zur zentralen Integration. Die Informationen, Daten und Dokumente liegen zentral und werden aus den einzelnen Anwendungen per Referenzierung auf die ECM-Ablagen genutzt.

Je besser bestehende Abläufe direkt unterstützt und Medienbrüche beseitigt werden, desto höher ist die Akzeptanz bei den Anwendern und umso wirtschaftlicher wird der Betrieb der ECM-Plattform sein. Abb.: Stefan Rajewski, Fotolia

Die Daten werden also in die zentrale ECM-Plattform verlagert?

Becker: Genau. Die zentrale ECM-Plattform wird so als „Information Backbone“ genutzt. Der Komfort in den Anwendungen bleibt erhalten, für die Sicherheit der Daten sorgt die ECM-Umgebung. Diese Vorgehensweise lässt sich auch bei anstehenden Migrationen nutzen. Bestehende Repositories bleiben erhalten und werden in die ECM-Plattform referenziert. So können z. B. ERP-Archive einfach umgestellt und mit minimalem Migrationsaufwand der Wechsel von der alten zur neuen Lösung realisiert werden.

Welche weiteren Nutzen bietet diese Standardinformationsschicht von COI-BusinessFlow?

Becker: Im Wesentlichen liegt der Nutzen in der flexiblen Anbindung weiterer Content-Repositories. Die Anwendungen bleiben schlank, administrativ erfolgt eine zentrale Verwaltung, die Anwender nutzen eine einheitliche Basis.

Wie wichtig ist heute die Unterstützung von Geschäftsprozessen durch ECM?

Becker: ECM-Systeme müssen existierende Geschäftsprozesse direkt unterstützen und sollten sich Stück für Stück in die bestehenden Umgebungen integrieren. Der ganzheitliche Ansatz ist zu beachten, denn die Drehscheibe für die Prozessunterstützung liegt u. a. beim ECM-System als „Information Backbone“. Je besser bestehende Abläufe direkt unterstützt und Medienbrüche beseitigt werden, desto höher ist die Akzeptanz bei den Anwendern und umso wirtschaftlicher wird der Betrieb der ECM-Plattform sein.

Kann die Prozessorientierung bei ECM-Lösungen die Prozesskosten nachhaltig senken und was sind die Parameter dafür bzw. wie lässt sich z. B. feststellen, wo die Kosten für Prozesse reduziert wurden?

Becker: Ja, allerdings sind hier verschiedene Parameter zu betrachten. Hauptpunkt ist die Benutzerakzeptanz, denn unzufriedene Anwender und die Ablehnung der Anwendung haben direkte Auswirkung auf die Prozesskosten. Kurzfristige Berechnungen des ROI, z. B. auf der Basis von reduzierten Bearbeitungszeiten sind nur dann richtig, wenn durch den ECM-Einsatz ein Kernprozess unterstützt wird und die Prozesskosten direkt reduziert werden können. Im Ganzen gesehen stehen die Qualitätsverbesserung und die Sicherheit im Vordergrund, die direkte Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit haben können.

Workflow-Komponenten gelten heute als obligatorisch bei ECM-Systemen. Wo liegen die Unterschiede und was zeichnet leistungsfähige Workflow-Komponenten aus?

Becker: ECM-Anbieter unterscheiden zwischen dokumentengesteuerten und statusgesteuerten Workflows. Unabhängig von der Art der Workflow-Abbildung im ECM-System steht die Unterstützung systemübergreifender Workflows an. So lassen sich zentrale übergreifende Prozesse unabhängig von den Anwendungen zentral steuern und optimieren. Bei der Workflow-Modellierung, die heute durchgängig grafisch unterstützt wird, ist die Integration der Fachabteilungen besonders wichtig. Werden diese frühzeitig eingebunden, ist die Akzeptanz der späteren ECM-Integration sehr hoch. Ein Punkt, der sich durch kluge Projektführung bereits im Vorfeld positiv steuern lässt.

Mehr denn je achten Unternehmen auf den Bestandsschutz ihrer Investitionen. Wie können Unternehmen sicher sein, dass ein ECM-System auch zukünftigen Ansprüchen gerecht wird?

Becker: Die Entscheidung für einen ECM-Anbieter und die damit verbundene Investition in eine Technologie wird in den meisten Fällen gut vorbereitet und geplant. Dennoch ist der Investitionsschutz auch im Vorfeld zu betrachten. ECM-Lösungen müssen bereits heute für zukünftige Anforderungen gerüstet sein und aktuelle Standards und absehbare Weiterentwicklungen berücksichtigen. Zusätzliche Erweiterungsoptionen und Schnittstellen zu Drittsystemen bieten eine entsprechende Offenheit und Integrationsfähigkeit. Um nicht nur technologisch aktuell zu bleiben, sind Anbieter an den Anwenderumgebungen und deren Veränderungen interessiert, um so die Weiterentwicklungen wieder prozessunterstützend treiben zu können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Konsolidierung der IT-Landschaft, um Kosten zu senken. Wie kann COI-BusinessFlow dazu beitragen?

Becker: Konsolidierungsanforderungen begleiten die ECM-Branche bereits seit vielen Jahren. Zentrale Themen sind die Zusammenführung der Unternehmensdaten, die gemeinsame Nutzung bestehender Langzeit-Storage-Einheiten, die Virtualisierung der Anwendungen, die Reduzierung der administrativ zu betreuenden Anwendungen und die Prüfung der Möglichkeiten, Anwendungen funktional zu betrachten und die Nutzung zu vereinheitlichen. Ob dies im eigenen Rechenzentrum erfolgt oder als SaaS-Modell außer Haus betrieben wird, sind weitere Optionen, die heute eine Rolle spielen.

COI hat mit COI-BusinessFlow eine SOA-konforme Plattform. Welche Rolle spielt die serviceorientierte Architektur heute in ihrer Vertriebsstrategie?

Becker: Die SOA-Ausrichtung ist bei unseren Kunden bereits seit Jahren ein wichtiges Thema. Dabei stellt ein ECM-System eine der zentralen Stellen einer serviceorientieren IT-Infrastruktur dar. COI-BusinessFlow bietet die gesamte ECM-Funktionalität auch in Form von Services an, die durch Anwender oder andere Applikationen einfach genutzt werden können. Der Integrationsgrad reicht vom einfachen Datenaustausch zwischen den Systemen bis hin zur Anbindung an ein Enterprise Service Bus (ESB). Zur Implementierung der SOA-Strategie bringen wir neben der technischen Plattform auch die notwendige Erfahrung aus erfolgreich umgesetzten Projekten mit.

Beeinflusst die SOA-Orientierung auch die Preisgestaltung wie z. B. Transaktions- und Volumenrechnung?

Becker: Das Volumenabrechnungsmodell ist bereits etabliert und wird von COI-Kunden genutzt. Dem gegenüber sind Transaktionsmodelle möglich, werden aber von unseren Kunden und Interessenten nur wenig nachgefragt. Weitere Preismodelle sind denkbar und werden kundenspezifisch erarbeitet.

Mit Ihrem Konzept der Enterprise-Application-Integration bei COI-BusinessFlow ist COI auch in der Lage, SaaS-Dienstleistungen anzubieten, also Software als Service über das Internet. Gibt es hierzu bereits Dienstleistungskonzepte von COI?

Becker: Ja, wir haben solche Konzepte schon seit 2001 umgesetzt. Diese beschränken sich nicht nur auf das Internet, sondern finden vor allem auch im Intranet der Kunden Anwendung. Aktuell beschäftigen wir uns mit der Prüfung des SaaS-Modells in Verbindung mit Cloud-Computing.

Wie sieht die SaaS-Lösung von COI aus, welche Leistungen bieten Sie an?

Becker: Es gibt verschiedene Modelle, die wir unseren Kunden und Interessenten anbieten können. So kann COI als Generalunternehmer in Zusammenarbeit mit einem Rechenzentrumsbetreiber als Partner auftreten bzw. der Rechenzentrumspartner die Rolle des Generalunternehmers übernehmen und COI als Teil davon die Dienstleistung umsetzen. Diese Modelle werden seit mehreren Jahren – auch in Zusammenarbeit mit Partnern – praktiziert.

Welche Aufgaben übernimmt COI im Rahmen des SaaS-Angebots und wie ist die Projektverantwortung organisiert?

Becker: Das SaaS-Modell kann sehr unterschiedlich zum Einsatz kommen. Wenn die COI als Generalunternehmer auftritt, kümmern wir uns um alles – von der Analyse über die Projektierung bis hin zur Sicherstellung des reibungslosen Betriebs und der garantierten Verfügbarkeit. Dazu zählen auch der Second- und Third-Level-Support sowie die Betriebsüberwachung und etwaige Migrationsleistungen. Für unsere Kunden ist dies die optimale Lösung, da das gesamte Projekt über einen Lieferanten, die COI GmbH, abgewickelt wird. Wir sind so das zentrale Bindeglied zwischen dem Kunden und den dienstleistenden Einheiten, die aus dem Hause COI oder von unseren Partnern kommen können.

Gibt es für die SaaS-Angebote von COI spezielle Preismodelle?

Becker: Die COI-Angebote für SaaS-Anfragen werden kundenbezogen individuell erstellt und richten sich nach dem Service-Bedarf sowie dem vorhandenen Kundenbudget. Der Basisservice umfasst die Software-Bereitstellung inklusive Software-Wartung und Service-Bereitschaft. Darauf aufbauend bieten wir weitere Modelle an, abhängig von der Spezifikation, wie die gewünschten Reaktionszeiten, Helpdesk-Anforderungen etc. Der Kunde erhält somit maßgeschneidert genau das Angebot, das für seine Anforderungen passend ist. Ändern sich die Anforderungen, kann er flexibel das SaaS-Modell anpassen.

Wie schaut es bei Updates und Upgrades aus, werden diese dem Kunden in Rechnung gestellt?

Becker: Nein. Ein wichtiges Kriterium für SaaS ist die Kalkulierbarkeit der laufenden Betriebskosten. Im SaaS-Modell der COI gibt es keine versteckten Kosten. Die SaaS-Preismodelle beinhalten die Updates und Upgrades. Die ECM-Plattform ist so immer auf dem neuesten Stand. Ausgenommen hiervon sind spezielle Kundenanpassungen, die auch bei SaaS-Modellen angefragt und umgesetzt werden.

Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Leistungsfähigkeit sind ebenfalls relevante Aspekte bei einem SaaS-Angebot. Was kann der Kunde von COI erwarten?

Becker: Die Architektur von COI-BusinessFlow erlaubt es, dass die Anwendung sich auch temporär und dynamisch den Anforderungen des Kunden anpasst. Dabei spielen Mechanismen, wie z. B. die Lastverteilung eine wichtige Rolle. Gerade bei SaaS-Modellen bieten sich hier erweiterte Möglichkeiten, da wir durch die Bündelung des Betriebes sehr schnell und flexibel Kapazitäten zuschalten und die Anwendungen skalieren können. So bleibt selbst bei temporären Spitzen die Leistungsfähigkeit der COI-Anwendungen erhalten.

Wie sehen Sie die Perspektiven für COI als SaaS-Anbieter? Ist SaaS ein strategisches Konzept bei COI und welche Auswirkungen sehen Sie dadurch beim Technologiegeschäft?

Becker: Für die COI ist SaaS ein fester Bestandteil der Strategie. Interessenten und Kunden fragen gerade in der letzten Zeit SaaS-Angebote verstärkt nach. Im Gegensatz zu früheren Ansätzen nimmt die Anzahl der tatsächlichen Realsierungen zu. Dies eröffnet uns als ECM-Anbieter neue Möglichkeiten der Vermarktung unserer Lösungen. Durch die positiven Aktivitäten, die Microsoft in diesem Bereich unternimmt, eröffnet sich eine ideale Basis, um in Zukunft als ECM-Anbieter hier Fuß zu fassen.

Neben SaaS gilt auch Cloud-Computing als attraktive Option. Wie steht COI hierzu?

Becker: Beim Thema Cloud-Computing sind zurzeit noch einige Fragen offen, z. B. zum Thema Revisionssicherheit, aber das Potenzial, dass sich Cloud-Computing als Standardmodell etablieren wird, ist definitiv vorhanden. Wir beobachten die Entwicklung sehr genau und werden bei der Klärung der noch offenen Fragen mit Sicherheit auch passende Modelle anbieten.

Vielen Dank für dieses Gespräch, Herr Becker.

(http://http://www.coi.de" target="_blank">http://www.coi.de target=_blank>www.coi.de)

Kontakt:
COI Consulting für Office und
Information Management GmbH
Erlanger Str. 62
91074 Herzogenaurach

Telefon: +49 (0) 9132 7383 0
E-Mail: info@coi.de
Internet: www.coi.de

TOP THEMEN