Findet alle Akten: Die Software Findentity, zusammen mit dem Tablett, das die Akten in den PC einliest.

Auf der Cebit konnte man das neue System bestaunen: Mittels eines Lesegerätes wird ein Barcode auf der physisch vorhandenen Akte eingelesen – und schon öffnet sich diese Akte auch am PC. Digitale Dokumente, Fotos und Diktate in diese Akte einzufügen ist nun problemlos möglich. Gerade in der Zusammenarbeit mit digitalen Diktiergeräten beweist Findentity seine Stärke, läuft doch im Hintergrund bereits beim Diktieren die Spracherkennung automatisch mit. Auch können Diktate direkt mit der Akte oder über das Netzwerk an Arbeitsplätze und Mitarbeiter im Büro intern oder per Internet bzw. E-Mail an jeden Ort der Welt verschickt werden. Mit dem Öffnen der Akte öffnet sich automatisch auch das Diktat – die lästige Suche nach Diktaten entfällt. Auch lassen sich Diktate von Olympus-Handdiktiergeräten automatisch den jeweiligen Akten zuordnen, Bearbeitungsprioritäten sind spielend leicht zu vergeben.

Damit die physisch vorhandenen Akten auch digital vorhanden sind, lassen sich die Dokumente einfach einscannen. Der Clou: Hält man die Akte an das Lesegerät, werden alle danach gescannten Dokumente automatisch der zuvor eingelesenen Akte zugeordnet. Dokumente können optional mittels Texterkennung in Textformate umgewandelt werden, digitale Dokumente und Fotos werden einfach verwaltet. Rückläufer von Rundbriefen werden durch optische Identifikation automatisch beim Scannen der jeweiligen Akte zugeordnet. Auch Wissensdatenbanken lassen sich leicht anlegen – digitale Dokumente werden leicht in die Datenbank eingeordnet. Durch die digitale Verwaltung lässt sich viel Zeit sparen. Auch kann über die Eingabe des Aktenzeichens genau lokalisiert werden, wo sich die physische Akte gerade im Unternehmen befindet – sofern sie bereits eingelesen wurde.